Cara Membuat “Mail Merge” di Microsoft Word
Pernah Anda menjadi panitia suatu seminar/workshop dan kebingungan saat harus membuat sertifikat dengan banyak peserta? Tentu kamu akan kesusahan menulis ratusan nama peserta secara manual. Nah, mail merge adalah salah satu fitur yang bisa kamu manfaatkan untuk memudahkan pekerjaan ini.
Mail merge adalah fitur yang berfungsi untuk membuat surat atau dokumen lainnya dalam jumlah banyak yang memiliki bentuk format sama. Fitur ini sangat berguna untuk mencetak atau mengirimkan dokumen yang ditujukan ke banyak penerima sepertisertifikat, undangan, surat keterangan karyawan, dan sebagainya.
Dalam membuat mail merge, ada dua komponen yang dibutuhkan yaitu:
- Main Document: template atau naskah dokumen utama dengan format yang tidak berubah. Teks pada dokumen utama dijadikan sebagai format dasar surat yang akan dibuat. Contohnya sertifikat berikut ini:
- File Data Source: sumber data yang akan digabungkan ke dalam main document. File data source bisa dalam format Excel, Outlook Contact List, text files, dsb. Contohnya seperti berikut:
Sebelum membuat naskah dokumen, sebaiknya kamu sudah memiliki file data sumber terlebih dahulu dalam format spreadsheet Excel.
Berikut tutorial lengkap cara membuat mail merge di Microsoft Word:
- Membuat naskah dokumen yang telah atau akan dibuat di Microsoft Word. Contoh disini adalah sertifikat
2. Gabungkan sumber data dengan naskah dokumen Pada tutorial ini misalnya kamu sudah memiliki file data source (recipients) dalam format Excel seperti contoh berikut:
3. Buka menu Mail Merge di Word. Klik menu Mailings lalu pilih Select Recepients (jika sudah punya file source) atau pilih Start Mail Merge (jika belum punya file source dan akan membuat baru)
4. Jika sudah memiliki data source-nya, klik opsi Use an Existing List,
5. lalu pilih file excel yang sesuai, kemudian klik Open
6. Kemudian akan muncul dialog box Select Table seperti berikut. Kamu bisa memilih judul sheet dimana letak data source berada. Contoh disini sheet mail merge
7. Atur tata letak data dan naskah
Setelah terhubung dengan file data source, langkah selanjutnya yaitu mengatur tata letak antara data dan naskah agar sesuai.
Arahkan kursor pengetikkan di tempat yang sesuai untuk diisi data. Misalnya teks “Nama” pada naskah akan dihubungkan dengan data berisi Nama di file sumber data tadi. Letakkan kursor pengetikan di sebelah kata “Nama:” seperti contoh berikut. Kemudian klik submenu Insert Merge Field.
Selanjutnya, pilih opsi yang sesuai dengan yang kamu inginkan. Misalnya pada contoh kamu ingin memasukkan data Nama di sebelah “Nama:”
Tampilan akan terlihat seperti berikut, kemudian ulangi cara yang sama untuk mengisi data-data yang diperlukan.
Jika sudah selesai, maka tampilan di file naskah worksheet akan terlihat seperti ini:
8. Periksa format dokumen. Tahap selanjutnya, kamu bisa mengecek hasil naskah dokumen dengan memilih opsi Preview Results.
Hasilnya akan terlihat seperti di bawah ini. Kamu bisa melihat hasil data yang lainnya dengan mengklik simbol next pada menu Preview Results. Tampilan worksheet akan menyesuaikan dengan data yang ada
9. Simpan file mail merge
Tahap terakhir adalah menyimpan file. Klik submenu Finish & Merge yang ada pada menu Mailings. Kemudian akan muncul 3 opsi sebagai berikut:
- Edit Individual Document — untuk menyimpan file dalam dokumen baru. Hasil penyimpanan akan berisi dokumen Ms.Word baru dengan data sesuai data source. Jika di sumber data utama ada 10 data, maka akan muncul 10 file naskah berisi masing-masing data.
- Print Documents — untuk mencetak dokumen secara langsung tanpa disimpan terlebih dahulu. Hasil cetak akan sesuai dengan tampilan pada Ms. Word, sehingga kamu perlu menggantinya secara berkala jika ingin mencetak semua data di kertas yang berbeda.
- Send E-mail Massages — untuk mengirimkan file dalam format email.
Jika memilih Edit Individual Document hasilnya akan muncul pada file word yang baru:
